Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Stadt Cottbus/ Chósebuz für die

Ferienfahrt

gemäß Artikel 12 bis 22 und 34 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1 Kontaktdaten

1.1 Verantwortliche

Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist
Stadt Cottbus/Chóśebuz
Jugendamt

1.2 Kontaktdaten

Karl-Marx-Straße 67
03044 Cottbus/Chóśebuz

Telefon: 0355 612-3515

E-Mail: Jugendamt@cottbus.de  

1.3 Datenschutzbeauftragte/r

Die Verantwortliche hat einen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt:

Stadt Cottbus/Chóśebuz
Datenschutzbeauftragter
Neumarkt 5
03046 Cottbus

Telefon: 0355-612 2126
Fax: 0355- 612 13-2126

E-Mail: datenschutz@cottbus.de
Internet: www.cottbus.de/datenschutz

2 Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen

Die Daten werden zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses zur Durchführung von Ferien- und Projektangeboten einschließlich der Abwicklung des Zahlungsverkehrs und pädagogischer Betreuung der SchülerInnen verarbeitet. Grund für die Verarbeitung personenbezogener Daten besonderer Kategorien, insb. Gesundheitsdaten der SchülerInnen, ist die medizinische Notfallvorsorge bzw. Versorgung. Die Erfüllung des Vertrages erfordert auch die Abrechnung zu internen Zwecken und ggf. gegenüber Zuwendungsgebern. Die Rechtsgrundlagen zur Verarbeitungstätigkeit bilden Art. 6 (1) lit. b sowie Art. 9 (2) lit. a DSGVO. Sofern die verantwortliche Stelle Daten zu einem anderen als dem ursprünglich angegebenen Zweck verarbeiten möchte, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 13 (3) DSGVO informiert.

3. Erhebung von Daten bei Dritten

Grundsätzlich erhebt die Verantwortliche personenbezogene Daten bei der betroffenen Person. Erhebt die Verantwortliche darüber hinaus ausnahmsweise Daten bei Dritten, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 14 DSGVO einschließlich der Quellenangabe informiert.

4. Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Ohne die Bereitstellung der personenbezogenen Daten kann das Vertragsverhältnis nicht erfüllt werden bzw. keine medizinische Notfallvorsorge/ Versorgung des betroffenen Kindes erfolgen. Ferner könnte eine Nichtbereitstellung zur Versagung von Zuschüssen führen, sodass das Vertragsverhältnis nicht zu den angebotenen Konditionen durchgeführt werden könnte.

5. Offenlegung gegenüber Empfängern/ Empfängerinnen

Die Verantwortliche legt personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen oder mit Einwilligung der betroffenen Person gegenüber Empfängerinnen oder Empfängern offen.

Zum Zwecke der Abwicklung des Zahlungsverkehrs (Haushalts- und Kassenwesens) werden personenbezogene Daten an die Stadtkasse Cottbus weitergegeben (§ 80 BbgKVerf).

Für die Anmeldung des Versicherungsschutzes und im Leistungsfall zum Zwecke der Geltendmachung von Versicherungsansprüchen werden personenbezogene Daten an die für Versicherungen zuständige Stelle innerhalb der Organisation der Stadt Cottbus/Chóśebuz zuständige Stelle weitergegeben (Vertragsabwicklung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

In einigen Fällen werden personenbezogene Daten an Projektförderer übermittelt, die diese zum Zwecke der Abrechnung der Fördermittel benötigen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) Es gelten die jeweils vorgesehenen Datenschutzinformationen unter www.cottbus.de/datenschutz > Informationspflichten.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

In der Regel erfolgt keine personenbezogene automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling) bei der Verantwortlichen.

7. Speicherfristen

Die Verantwortliche wird personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie dies für die Erreichung des unter Punkt 2 genannten Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Speicherung vorschreiben:

  • Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Verabreichung von Medikamenten verarbeitet werden bzw. sonstige Angaben zum Gesundheitszustand werden unverzüglich nach Leistungsende, also nach Beendigung der Ferienfahrt bzw. des Projektes gelöscht.
  • Vertragsunterlagen werden nach den Fristen des allgemeinen Schuldrechts (§ 195 Bürgerliches Gesetzbuch) aufbewahrt. Diese betragen regelmäßig 3 Jahre nach vollständiger Vertragsabwicklung, wobei die Frist mit Ablauf des Kalenderjahres beginnt, indem alle schuldrechtlichen Leistungen des Vertrags erfüllt wurden.
  • Abrechnungsdaten (Daten zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs/Haushalts- und Kassenwesen) werden gemäß § 37 Abs. 2 Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung 5 Jahre nach der letzten Transaktion aufbewahrt. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss des betreffenden Haushaltsjahres genehmigt wurde.

8 Betroffenenrechte

Sofern nicht besondere Vorschriften entgegenstehen, werden der betroffenen Person nachfolgende Betroffenenrechte eingeräumt, die (ausg. Punkt 8.5) zweckmäßigerweise bei der unter 1.2 benannten Stelle geltend zu machen sind.

8.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung

Jede betroffene Person hat

  1. neben dieser allgemeinen und der ergänzenden Informationen zur Verarbeitungstätigkeit nach Art. 15 DSGVO einen individuellen Auskunftsanspruch über ihre durch die Verantwortliche verarbeiteten personenbezogenen Daten, insb. über deren Inhalt sowie individuelle Angaben zu den Punkten 2 bis 8 dieser allg. Information,
  2. nach Art. 16 DSGVO das Recht, von der Verantwortlichen die Berichtigung von unrichtigen oder die Ergänzung von unvollständigen personenbezogenen Daten zu verlangen,
  3. den Anspruch, die Verantwortliche zur Löschung der betreffenden personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO aufzufordern und
  4. unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu fordern.

8.2 Widerspruch

Die betroffene Person kann aus Gründen einer besonderen Situation der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nach Art. 6 (1) lit. e oder f DSGVO widersprechen, sofern die Verantwortliche keine schutzwürdigen Gründe für eine weitere Verarbeitung nachweisen kann.

8.3 Datenübertragbarkeit

Erfolgt die Verarbeitung mithilfe eines automatisierten Verfahrens auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person oder zur Erfüllung eines Vertrags, so kann sie die Bereitstellung ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bei der Stelle unter 1.2 verlangen.

8.4 Widerrufsrecht

Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Einwilligung der betroffenen Person beruht, hat sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die betroffene Person wird mit der Einwilligung über das Widerrufsrecht informiert.

8.5 Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat das Recht, sich über Verletzungen des Datenschutzrechts bei nachfolgender Behörde zu beschweren:

Landesbeauftragte für den Datenschutz Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203 356-0, Fax: 033203 356-49
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de
Internet: www.lda.brandenburg.de

9 Benachrichtigung bei Verletzung des Datenschutzes

Bei Verletzung des Datenschutzes erfolgt durch die Verantwortliche eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Hat die Verletzung ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten einer natürlichen Person zur Folge, benachrichtigt die Verantwortliche die betroffene Person darüber.