Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Stadt Cottbus/Chóśebuz im Büro für Stadtverordnetenangelegenheiten gemäß Artikel 12 bis 22 und 34 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die vorliegende Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten gibt Auskunft über die informationspflichtigen Angaben.

1 Kontaktdaten

1.1 Verantwortliche

Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die Stadt Cottbus/Chóśebuz, vertreten durch den
Oberbürgermeister
Neumarkt 5
03046 Cottbus

Telefon 0355 - 612 0
E-Mail info@cottbus.de
Internet: www.cottbus.de

1.2 Funktional zuständige Stelle

Zweckmäßigerweise werden die personenbezogenen Daten durch die nachfolgend bestimmte Stelle innerhalb der Behörde verarbeitet:

Büro für Stadtverordnetenangelegenheiten
Erich Kästner Platz 1
03046 Cottbus

Telefon: 0355 -612 2035
E-Mail: karen.below@cottbus.de

1.3 Datenschutzbeauftragter

Die Verantwortliche hat eine*n Datenschutzbeauftragte*n gemäß Art. 37 DSGVO benannt:

Stadt Cottbus/Chóśebuz
Datenschutzbeauftragte*r
Neumarkt 5
03046 Cottbus

Telefon: 0355 - 612 2126
E-Mail: datenschutz@cottbus.de
Internet: www.cottbus.de/datenschutz

2 Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen

Im Büro Stadtverordnetenangelegenheiten werden personenbezogene Daten der Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung bzw. Ortsbeiräte sowie der sachkundigen Einwohner/-innen zu nachfolgend benannten Zwecken verarbeitet:

a) Pflichtangaben zur Identifizierung, zum ausgeübten Beruf und sonstigen Tätigkeiten, für Entschädigungsansprüche

b) freiwillige Angaben zur Kontaktverwaltung

c) Offenlegung für die Kontaktverwaltung

d) Veröffentlichungen im Internet

e) Anfertigung und Veröffentlichung von Ton- und Bildaufzeichnungen

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitungstätigkeiten bilden:

a) Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. §§ 5, 6 BbgDSG und § 27 Abs. 2 BbgKVerf, § 50 BbgKWahlG; § 30 Abs. 4 BbgKVerf, § 43 Abs. 1 KomHKV; § 31 Abs. 3 BbgKVerf, § 9 Hauptsatzung der krsfr. Stadt Cottbus/Chóśebuz

b) – d) Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 7 DSGVO

e) für Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 13 (2) S. 2 GeschO StVV i. V. m. § 36 (3) S. 2 BbgKVerf; für alle anderen betroffenen Personen nach Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 7 DSGVO

Sofern die Verantwortliche Daten zu einem anderen als dem ursprünglich angegebenen Zweck verarbeiten möchte, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 13 (3) DSGVO informiert.

3 Erhebung von Daten bei Dritten

Grundsätzlich erhebt die Verantwortliche personenbezogene Daten bei der betroffenen Person. Erhebt die Verantwortliche darüber hinaus ausnahmsweise Daten bei Dritten, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 14 DSGVO einschließlich der Quellenangabe informiert.

4 Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Für die Pflichtangaben nach Nr. 2 a) bestehen Pflichten zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten, da ansonsten keine Abwicklung der Rechtsverhältnisse und rechtlichen Verpflichtungen der Verantwortlichen möglich ist. Die Rechtsgrundlagen ergeben sich aus Nr. 2.

Die Daten zur Zweckerfüllung unter Nr. 2 b) bis d) sind nicht pflichtig zur Verfügung zu stellen.

Die Daten unter Nr. 2 e) sind für Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung pflichtig bereitzustellen. Für alle weiteren betroffenen Personen besteht keine Pflicht.

5 Offenlegung gegenüber Empfängern/Empfängerinnen

Die Verantwortliche legt personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen oder mit Einwilligung der betroffenen Person gegenüber Empfängerinnen oder Empfängern offen.

Zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs werden Daten gegenüber der Stadtkasse Cottbus und der Geschäftsbuchhaltung offengelegt. Es gelten die Informationen unter www.cottbus.de/CMS:page:6996

Die Angaben zum ausgeübten Beruf und sonstigen Tätigkeiten sowie Daten unter Nr. 2 d) und e) werden im Internet veröffentlicht und folglich gegenüber einem unbekannten Kreis an Empfänger/-innen offengelegt. Die Rechtsgrundlage bildet für Nr. 2 a) Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 31 Abs. 3 BbgKVerf, für Nr. 2 d) die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO); für Nr. 2 e) für Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung Art. 6 (1) lit. e DSGVO i. V. m. § 13 Abs. 2 S. 2 GeschO StVV, § 36 Abs. 3 s. 2 BbgKVerf und für die übrigen betroffenen Personen die Einwilligung.

6 Automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling)

Es erfolgt keine personenbezogene automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling) bei der Verantwortlichen.

7 Speicherfristen

Die Verantwortliche wird personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie dies für die Erreichung des unter Punkt 2 genannten Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Speicherung vorschreiben.

Die Daten nach Nr. 2 a) werden mit Verlust des Mandats oder mit Ablauf der Wahlperiode gelöscht, sofern sie nicht zur nachträglichen Abwicklung ggf. erforderlich sind (bspw. anhängige Verwaltungsverfahren o. ä.). Sind die Daten für Entschädi-gungsansprüche relevant, gelten die Aufbewahrungsfristen nach § 37 KomHKV (5 Jahre nach Feststellung des Jahresab-schlusses des Jahres, in dem die Zahlung erfolgt ist).

Die Daten nach Nr. 2 b) bis d) werden spätestens mit Verlust des Mandats bzw. mit Ablauf der Wahlperiode oder aber auf Widerruf der Einwilligung hin gelöscht.

Die Daten werden zwei Monate nach Veröffentlichung im Internet oder auf Widerruf der Einwilligung hin – sofern relevant – gelöscht.

8. Betroffenenrechte

8.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung

Sofern nicht besondere Vorschriften entgegenstehen, werden der betroffenen Person nachfolgende Betroffenenrechte eingeräumt, die zweckmäßigerweise bei der unter Punkt 1.2 benannten Stelle geltend zu machen sind:

1. Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Artikel 15 DSGVO).

2. Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Artikel 16 DSGVO).

3. Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Artikel 17 DSGVO zutrifft.

8.2 Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat das Recht, sich über Verletzungen des Datenschutzrechts bei nachfolgender Behörde zu beschweren:

Landesbeauftragte für den Datenschutz Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203 - 356 0, Fax: 033203 - 356 49
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de
Internet: www.lda.brandenburg.de

9. Benachrichtigung bei Verletzung des Datenschutzes

Bei Verletzung des Datenschutzes erfolgt durch die Verantwortliche eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Hat die Verletzung ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten einer natürlichen Person zur Folge, benachrichtigt die Verantwortliche die betroffene Person darüber.